Digitalisierung: Start der eAkte für 150 Nutzerinnen und Nutzer

Das Dokumentenmanagementsystem (DMS) soll die Aktenablage in der EKHN Nachhaltig Modernisieren, mit der Funktion der Umlaufmappe Freigabe-Prozesse vereinfachen und die Zusammenarbeit Einrichtungsübergreifend hinweg vereinfachen.

Drei Erprobungsphasen haben vorab wertvolle Erkenntnisse geliefert. Mit der Rolloutwelle 1 (RW1) beginnt der produktive Einsatz des DMS. Den Auftakt bilden die ersten technischen Schulungen ab Mitte April 2026. Insgesamt werden innerhalb eines Monats zehn technische Schulungen angeboten, gefolgt von drei fachlichen Schulungen, in denen die Grundsätze der Schriftgutverwaltung in Verbindung mit dem DMS vermittelt werden.

Teilnehmende Dekanate und Nachbarschaftsräume

In dieser ersten Welle werden nun ca. 150 Nutzerinnen und Nutzer aus Nachbarschaftsräumen und Dekanaten angebunden. Das Projekt hat insbesondere Dekanate und Nachbarschaftsräume angesprochen, da diese mit dem angebotenen Modul „Allgemeine Schriftgutverwaltung“ (ASV) intensiv arbeiten können. Es ist eine digitale, zentrale, revisionssichere Ablage von Verwaltungsvorgängen gemäß Aktenplan (inkl. automatisierter Aufbewahrungsfristen und Übergabe ans Archiv). Die ASV ist sowohl für die neugefundenen Nachbarschaftsräume als auch die Dekanate eine Chance zur digitalen Ablage. Im weiteren Projektverlauf folgen noch mehrere Fachakten (z.B. Bau, Kita, etc.), die besonderen Bedarfe hinsichtlich Datenschutzes und Aktenstruktur berücksichtigen.