© pexels/pixabay
EKHN führt Dokumentenmanagementsystem ein
veröffentlicht 23.07.2025
von Peter Bernecker
Die EKHN führt ein zentrales Dokumentenmanagementsystem (DMS) ein. Nächster Schritt ist eine Umfrage unter Mitarbeitenden zur Digitalen Arbeitsweise.
Die EKHN führt ein zentrales Dokumentenmanagementsystem (DMS) ein. Künftig soll eine einheitlich strukturierte, orts- und zeitunabhängige Ablage digitaler Unterlagen ermöglicht werden. Ziel ist es, Verwaltungsarbeit in allen Verwaltungseinheiten einfacher und transparenter zu gestalten.
Warum ein DMS?
Mit dem neuen System können Akten, Formulare und Schriftstücke digital und standardisiert abgelegt, schnell gefunden und sicher bearbeitet werden. Dies spart Zeit, reduziert den Arbeitsaufwand und unterstützt ortsunabhängiges Arbeiten – ein wichtiger Schritt für die Zusammenarbeit in den Nachbarschaftsräumen und darüber hinaus.
Was ist geplant?
Aktuell läuft die Erprobung des Systems mit ausgewählten Nutzergruppen. Nach Abschluss dieser Pilotphase ist eine schrittweise Einführung geplant. Technische Grundlage ist die Software „enaio®“, die minimalste Anforderungen an die IT Ausstattung des Gemeindebüros stellt.
Was bringt das konkret für Kirchengemeinden?
Auch Gemeindebüros sollen künftig von der digitalen Weiterverarbeitung profitieren. Von der Digitalisierung des analogen Posteingangs über die rechtssichere Ablage von Dokumenten bis zur Aussonderung und Übergabe in ein digitales Archiv. Damit wird Verwaltungsarbeit nicht nur effizienter, sondern auch transparenter und nachvollziehbarer.
Einführung mit Augenmaß
„Uns ist wichtig, Haupt- und Ehrenamtliche in das digitale Arbeiten gut mitzunehmen – mit Schulungen, Praxiserprobung und Raum für Rückmeldungen“, sagt Projektleiterin Magdalene Schimpf. Um die konkreten Anforderungen aus dem Alltag zu berücksichtigen, wird das Projekt in enger Zusammenarbeit mit den Anwendenden umgesetzt.
Nächste Schritte und Veranstaltungen
Derzeit läuft eine Umfrage zur Digitalen Arbeitsweise und der DMS Einführung innerhalb der EKHN. Das Projektteam freut sich, wenn Sie ca. 10 Minuten Zeit finden, um an der Umfrage teilzunehmen. Dies ist der Link zur Umfrage: https://onlineumfrage.ekhn.de/index.php/751241?lang=de
Weitere Informationen und Materialien finden Sie unter: https://digital.ekhn.de/
Fragen oder Feedback?
Das Projektteam freut sich über Rückmeldungen unter
dokumentenmanagementsystem@ekhn.de
Das könnte dich auch interessieren
ekhn2030: Weiterentwicklung der Verwaltungsstrukturen
Die Verwaltungsstruktur der EKHN befindet sich im Wandel. Mit dem Querschnittsthema 5 „Verwaltungsentwicklung“ verfolgt die EKHN das Ziel, ihre Verwaltung zukunftsfest, effizient und dienstleistungsorientiert aufzustellen. Ein zentrales Element ist dabei die Stärkung der Nachbarschaftsräume durch Verwaltungsleitungen und spezialisierte Dienstleistungszentren (DLZ).
