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Checkliste: Wie plane ich eine Jugendfreizeit?
veröffentlicht 21.09.2023
von Peter Bernecker
Eine Jugendfreizeit planen muss keine unüberwindliche Hürde sein. Woran musst du denken und was darf auf keinen Fall vergessen werden? Eine Checkliste hilft beim Planen.
Welchen Ort und Termin wählen? (ca. 1 Jahr vorher)
- Wie lang soll die Freizeit dauern?
- Welche Jahreszeit?
- Welche Freizeitangebote gibt es vor Ort? (Schlechtwetteralternativen prüfen)
- Art der Unterbringung klären (in einem festen Haus, in einem Zeltlager oder ohne festen Standort – etwa per Fuß, Fahrrad, Schiff, Kajak oder Bus von Ort zu Ort)
- Größe der Unterkunft (allein für die eigene Gruppe oder mit anderen Gruppen parallel belegen)
- Unterkunft mit Verpflegung oder Selbstversorgerfreizeit ?
- Exkursionsmöglichkeiten in der Umgebung recherchieren
- Erreichbarkeit mit öffentlichen Verkehrsmitteln, Mitnahmemöglichkeit von Fahrrädern prüfen
Wie erstelle ich eine Kostenkalkulation für die Jugendfreizeit? (ca. 8 Monate vorher)
- Fahrt (inkl. Fahrten vor Ort, Eintritt für Museen, Schwimmbäder...)
- Unterkunft, Verpflegung
- Material (Spiel, Sport- und Bastelmaterial)
- Werbung (Flyer etc.)
- Versicherungen klären (Kranken, Haftpflicht- und Unfallversicherung)
- „eiserne Reserve“ (Bargeld) für besondere Fälle
- gegebenenfalls Betreuerhonorare
Gibt es Zuschüsse (von Kirche, Gemeinde, Dekanat), die als Einnahmen mit eingerechnet werden?
Wie erfolgt die An- und Abreise bei der Jugendfreizeit? (ca. 6-8 Monate vorher)
- Wie soll die Anreise sein (auf ökologische Anreise achten)?
- Bei der Anmietung eines Busses mehrere Angebote einholen
- Alle Teilnehmer*innen über die Reiseroute und geplante Pausen aufklären
Wie plane ich Einladungsschreiben/Flyer und Vortreffen für die Jugendfreizeit? (ca, halbes Jahr vorher)
Ein Einladungsschreiben für die Teilnehmer*innen sollte folgende Punkte enthalten:
- Termin und Ort der Freizeit
- Zielgruppe / Teilnehmer
- geplanter Programmablauf
- evtl. Anmeldefrist, Anzahlung (um die Anmeldung verbindlicher zu machen)
- Termin für ein Vorbereitungstreffen (falls dieses schon feststeht)
- Teilnahme-Beitrag
- Anmeldeabschnitt mit Daten der Teilnehmenden und Unterschrift eines Erziehungsberechtigten
Was ist bei der Programmplanung zu bedenken? (ca. 4 Monate vorher)
- Welche Aktivitäten sind wann geplant?
- Gibt es Raum für Themen / Austausch und Gespräche?
- Wer macht Musik und bringt Musikinstrumente und Liedhefte mit?
Wie gestalte ich ein Vorbereitungstreffen mit Teilnehmenden und Eltern? (ca. 3 Monate vorher)
- Besondere Aspekte und Regeln der Fahrt und des Aufenthaltsortes (z.B. Kanu-Exkursion, Fahrradtour … )
- Teilnahmebedingungen und die Angaben auf der Anmeldung den Eltern erläutern und unterzeichnen lassen
- Bitte um Information bei Allergien und Unverträglichkeiten
- Hinweis auf Kopie des Impfausweises und der Krankenkassenkarte
- Evtl. Einverständniserklärung (zur Veröffentlichung von Fotos) vorbereiten für die Eltern
- Packliste verteilen und besprechen
- Abfahrts- und Ankunftszeit absprechen
Worauf achte ich unmittelbar vor der Jugendfreizeit (ca. 1 Monat vorher)
- Mitarbeitende über Aufsichtspflicht informieren, evtl. Präventionsschulung anbieten
- Materialliste erstellen und Sachen packen (Spiele, Erste-Hilfe-Koffer ..)
- Geburtstage der Teilnehmer checken während der Freizeit
- Zimmereinteilung vornehmen
- Tagesleitung festlegen
- Regeln festlegen (Küchendienste, Handynutzung, Mitspracherecht der Jugendlichen)
- Genaue Abfahrt- und Ankunftszeiten (Treffpunkt mit Zug oder Bus klären)
Was beachte ich während der Jugendfreizeit?
- Zeiten / Termine / Essenstermine kommunizieren
- Ordentliche Führung eines Kassenbuchs (alle Ausgaben und Einnahmen)
- Tägliche Mitarbeitermeetings durchführen, erneut auf Aufsichtspflichten hinweisen
- Auf Geburtstage in der Gruppe achten
Was gibt es nach der Jugendfreizeit zu tun?
- Feedback- und Auswertung durchführen (was lief gut, was muss sich verbessern?)
- Planung eines Nachtreffens
- Abrechnung machen
© Cori Emmalea Rodriguez
